寫這篇文章當然不是為了寫一本教科書,
( 教科書是教授和學者討飯吃的專利)
而是最近目睹一些對於這兩專有名詞之間的糾葛在主管間瀰漫著,
( 蜘蛛網: 到底是名詞的糾葛, 權力的糾結, 還是歷史共業的糾纏?)
遂而興起談談專案與日常業務的念頭哩...
孔老夫子說過:" 必也正名乎", 就先對這兩個名詞進行" 操作型定義"吧!
專案( project), 依據PMI專案管理學會的說法要符合專案需要三個要件:
1. 暫時性( temporary):
專案是有時間限制的! 專案具備一個觸發的起始點和一個可以結案的終點,
並不會永無止境地進行下去...
2. 獨特性( unique):
專案具備獨特性, 目的在於完成特定任務所需的可交付成果(deliverable);
換句話說這項成果和其他活動的任何產出是不相同的!
3. 逐步改善( progressively elaborated):
在專案進行過程中, 專案是依據累積的經驗值/ 現況和目的( 可交付成果),
三者之間的差異逐步微調專案細項分配; 並非立案之後便可旋即達成目標!
既然我們已有專案的三個要件協助定義what is project,
緊接著回過頭看看何謂日常業務( operation)吧!
簡單地來說, 日常業務不是暫時性的, 沒有獨特性!
( 廢話! 這不就是把話反著說嘛... 誰不會?)
說理不清楚, 那就舉個例子幫助解釋囉...
假設A單位的主要業務是負責將商品銷售至海外,
在今年公司中長期計畫中承接一個任務: 拓展海外銷售市場;
那麼請問:
該任務需要視為一個專案嗎?
亦或者, 海外市場銷售本來就是A單位主要業務, 因此不能當作專案?
依據任務一開始給予範疇定義( scope statement),
此任務需開發尚未進入的海外市場, 將既有/ 新產品銷售該地;
由上述project要件以及任務範疇看來, 這確實是個專案!
怎麼說?
1. 暫時性:
專案開始於公司中長期計畫訂定, 結束於開創前所未有海外新市場與新買家
2. 獨特性:
專案鎖定在新的海外市場, 與舊有海外市場/ 國內市場不同
3. 逐步改善:
開發新市場的過程, 會因為各項內部/ 外在因素調整市場開發的方式
因此, 即使A單位的主要業務就是海外市場銷售,
也不能將任務當作普通的一般日常業務操作...
我們可以把成功開發新海外市場後的銷售流程變成SOP,日後依此運作;
此時就屬於日常業務了!
既然這是一個新立案的專案,
A單位就必須將拓展新市場的規劃做法定期在專案會議上報告;
再根據各級主管建議逐步改善規劃案,
直至規劃案核准( formal acceptance)為止方能宣告專案結案( closed)!
一句" 此乃本單位日常業務運作範圍, 無須視為專案",
顯示大家對於專案和日常業務的認知有極大差距;
簡單的定義都沒搞清楚, 接下來要如何期待一個令人滿意的產出呢?
